Hopp til verktøylinje

Ledelsens gjennomgåelse

Av Siri Mathiesen, NFKR Academy

Ledelsens gjennomgåelse, en helsesjekk av virksomheten! Går det bra? Er det noen steder det er smerter eller ubehag. Trengs det hjelp noen steder for å få det bedre?

En organisasjon er som en organisme der alle områdene skal fungere optimalt sammen. Er det svakheter et sted vil det ofte medføre problemer andre steder etter hvert. På ledelsens gjennomgåelse skal ledelsen sjekke hvordan det står til i alle ledd av virksomheten*. Ledelsen benyttes seg av informativ data for å evaluere tilstanden. Tilstanden vil vise ledelsen hvor organisasjonen har sine styrker og svakheter.

Når driften gir ønskede resultater, og det ikke skjer alvorlige feil, betyr det (i teorien) at gjeldende rutiner fungerer godt. Gjeldende rutiner er det vi kaller styringssystemet (management system). Et styringssystem består av noe som viser retningen (policy og mål), aktiviteter og rekkefølgen av dem (prosessene), tilgjengelige utstyr og personer (ressurser), opplæring, arbeidsrutiner (prosedyrer), og kontroller (overvåking og måling).

For å se om de gjeldende rutinene (styringssystemet) fungerer godt (hensiktsmessig, tilstrekkelig og effektivt) benytter vi oss blant annet av data fra overvåking- og målinger, tilbakemeldinger, avvik- og hendelsesdata, osv. Det er derfor viktig å ha god kvalitet på dataene. Det vil si de må være pålitelige og informative.

Gode rutiner er viktig, men det er ikke alltid de beskytter oss mot uforutsette endringer i samfunnet. Ledelsen skal derfor også vurdere hva i samfunnet som kan påvirke virksomheten, enten som trussel eller som mulighet (ekstern kontekst), samt hvilke interessegrupper en bør forholde seg til for å sikre stabil og god drift.

Når ledelsen har et godt bilde av situasjonen til organisasjonen skal de planlegge hvor de skal videre. Hva bør organisasjonen bli bedre på, eller hvor trenger den et løft for å sikre jevn og god leveranse. Slike beslutninger skal dokumenteres.

I dette møtet er det også naturlig å fastsette kvalitetsmål for det neste året. Hvor mye bedre skal vi bli, innen hvilket område. Og hvor mye er vi villige til å investere for å nå resultatet. Disse faktorene er viktige innspill til strategi- og budsjettarbeidet i organisasjonen. Avstand i tid mellom ledelsens gjennomgåelse og strategiarbeidet bør derfor ikke være veldig lang for å få optimal effekt.

Dette lederarbeidet dreier seg om å sette seg mål for virksomheten, tildele ressurser, sjekke om målene nås, og identifisere aktiviteter, både de rutinemessige og akutte, for å sikre måloppnåelse.


*I ISO 9004:2000 står det følgende om ledelsens gjennomgåelse: “Den øverste ledelsen bør utforme ledelsens gjennomgåelse slik at den går lenger enn til å bekrefte at systemet for kvalitetsstyring er virkningsfullt og effektivt, og blir til en prosess som spenner over hele organisasjonen, og som bedømmer systemets effektivitet.”

Foto: Shutterstock

Siri Mathiesen, NFKR Academy

Kommenter og del gjerne, også på våre NFKR LinkedIn diskusjonssider

Siri Mathiesen, kursholder

LinkedIn profil

Foto: Fotosearch

Kvalitet og Risiko Norge